Uma pessoa a trabalhar num computador de secretária

O que são dashboards de KPI?

Os dashboards de KPI são ferramentas que juntam origens de dados e oferecem feedback visual de relance que mostra o desempenho do seu negócio tendo como base os indicadores chave de desempenho (KPIs). Ajudam os utilizadores ao oferecerem:

• Uma solução simples e rápida de monitorizar os KPIs e outras métricas de negócio.

• Uma vista unificada dos dados que melhoram a visibilidade do estado da empresa.

visualização de dados personalizável com indicadores de desempenho e de estado.

Benefícios de uma ferramenta KPI abrangente

Ao criar um dashboard de KPI com a mesma ferramenta ou plataforma que utiliza para definir os seus KPIs, poderá contar com tudo o que precisa no mesmo local. À medida que modifica as definições, as origens de dados ou as metas de KPI, estas atualizações são preenchidas automaticamente nos seus dashboards, o que permite poupar tempo e esforço preciosos.

O que é um KPI?

Um indicador chave de desempenho é um valor mensurável que mostra a eficácia com que está a cumprir as metas. Pense nos KPIs como num tabela de indicadores da empresa, uma forma de medir se está ou não a cumprir os seus objetivos.

A importância dos KPIs

A identificação e a monitorização dos KPIs permitem saber se o seu negócio está no caminho certo ou se deve mudar de rumo para evitar a perda de tempo e dinheiro preciosos. Quando utilizados adequadamente, os KPIs são potentes ferramentas que ajudam a:

  • Monitorize a saúde financeira da empresa.

  • Meça o progresso em relação às metas estratégicas.

  • Detete os problemas numa fase inicial.

  • Faça ajustes atempados à tática.

  • Motive os membros da equipa.

  • Tome melhores decisões, mais rapidamente.

Como começar a identificar os KPIs importantes para a sua empresa? Comece por esclarecer os seus objetivos estratégicos, coletivamente ou por departamento.

Estes objetivos vão ajudá-lo a identificar os KPIs mais importantes para a sua empresa. A escolha dos KPIs relevantes dependerá inteiramente destes objetivos e da capacidade que tiver para medir o seu desempenho em relação a eles.

A seguir, identifique as metas de KPI para as quais está a trabalhar e como serão medidas. Não se esqueça que podem ser metas a curto e a longo prazo.

Fale com a sua equipa e promova o diálogo aberto sobre os KPIs e as respetivas metas. São demasiado agressivas? Demasiado fáceis? As metas devem ser um desafio, mas se forem demasiado exageradas ou dependerem inteiramente de métricas que a sua equipa não controla, seria sensato reavaliá-las. Também deve explorar as atividades e as táticas que a sua empresa irá utilizar para atingir estas metas. Por fim, dedique algum tempo a avaliar a posição atual, que será o ponto de partida do KPI.

Conheça os diferentes tipos de KPI

É mais fácil identificar os KPIs que deve monitorizar que se compreende melhor os tipos de KPIs mais utilizados para medir o progresso.

  • Os KPIs Quantitativos representam factos mensuráveis através de números. Estamos a falar de estatísticas, percentagens e montantes monetários.

  • Os KPIs Qualitativos envolvem interpretações humanas e não podem ser quantificados através de números. Estamos a falar de opiniões, sensações e experiências.

  • Os KPIs de Resultados medem o que já aconteceu para prever o sucesso ou o êxito. É como olhar retrospetivamente ao que já concretizou ou onde teve dificuldades.

  • Os KPIs de Tendências medem o desempenho para prever o sucesso futuro e as tendências a médio prazo. É como olhar na direção para onde está a caminhar.

Normalmente, os KPIs de Tendências e Resultados são utilizados em conjunto. Além dos KPIs quantitativos e qualitativos, são um bom ponto de partida.

Por cada KPI escolhido para monitorização, atribua um proprietário e defina a frequência de monitorização. Quaisquer que sejam os KPIs que vai monitorizar, é fundamental utilizar uma ferramenta ou uma plataforma de KPI para colaborar com a sua equipa nas definições do KPI. A definição coletiva de cada KPI, com a subsequente captura de dados contextuais e a sua unificação numa única vista, permite executar ações em tempo real bem direcionadas.

Exemplos de dashboard de KPI

Os dashboards de KPI eficazes reúnem todos os KPIs de que precisa para monitorizar as metas estratégicas, estabelecer uma representação visual de todas as suas métricas relevantes lado a lado, num único lugar. Veja estes Exemplos de dashboard de KPI e tenha em consideração algumas das métricas chave associadas que pretende monitorizar:

Eficácia do marketing

  • Desempenho das palavras-passe
  • Tempo médio na página
  • Taxa de conversão
  • Pontuação média das oportunidades potenciais
  • Rácio de oportunidades potenciais do tráfego do Web site

Suporte ao cliente

  • Classificação de satisfação do cliente
  • Custo por chamada
  • Tempo até à primeira resposta
  • Taxa de retenção de clientes
  • Tempo médio de resolução

Solidez financeira

  • Lucro e perda
  • Rácio atual
  • Fluxo de caixa operacional
  • Taxa de desempenho de custo
  • Despesas de fornecedor

Desempenho de TI

  • Tempo médio para reparar
  • Tempo de inatividade do servidor
  • ROI de TI
  • Pedidos de suporte não resolvidos por colaborador
  • Projetos entregues dentro do orçamento

Relatórios de KPI

Os relatórios de KPI elevam a informação apresentada no dashboard de KPI a um novo patamar. Aprofundam mais os dados para extraírem insights e análises mais detalhados.

Um relatório de KPI ajuda os intervenientes e os membros da equipa a identificarem as tendências ou os estrangulamentos ao longo de um período específico para conseguirem tomar melhores decisões. Os tópicos dos relatórios podem incluir:

  • Insights das operações do dia a dia da empresa.

  • Saúde financeira da empresa em relação às metas dos KPIs.

  • Tendências ou padrões assinaláveis apresentados pelos dados.

  • Análise mais profunda dos dados para ajudar na tomada de decisões estratégicas.

Para criar o seu relatório de KPI, primeiro determine a sua audiência e o objetivo do relatório. Por exemplo, poderá querer mostrar aos intervenientes da empresa o progresso no terceiro trimestre em relação à meta de receitas. Certifique-se de que todos os KPIs que constam no seu relatório remetem para esse tema central.

Considerações adicionais para criar os seus relatórios de KPI:

  • Explorar modelos de relatórios de KPI que possam já estar incluídos na sua plataforma ou ferramenta de KPI.

  • Definir uma cadência para a frequência de relatórios.

  • Decidir se o relatório será estático ou interativo para permitir desagregações mais dinâmicas dos dados.

  • Apresentar apenas os KPIs relevantes para não sobrecarregar o relatório com KPIs que não remetem para as metas dos relatórios.

  • Assegurar que os relatórios são claros, fáceis de compreender e acionáveis para a audiência pretendida.

Melhores práticas de KPI

Para o ajudar a aproveitar com êxito o poder dos KPIs, compilámos algumas sugestões para o ajudar a começar.

Identificar os KPIs:

  • Escolha apenas os KPIs que estão alinhados com as suas metas específicas. Se os seus objetivos não forem claros, será complicado fazer a correspondência eles e os KPIs.
  • Utilize KPIs diferentes para as mesmas metas forem abrangidos vários departamentos, por exemplo, o departamento de marketing terá KPIs diferentes dos da equipa de vendas.
  • Certifique-se de que, quaisquer que sejam os KPIs escolhidos, existe uma equipa central responsável pela sua definição.

Monitorização de KPIs:

  • Explore os diferentes dashboards, gráficos de visualização e modelos disponíveis na sua ferramenta ou plataforma de KPI para selecionar os adequados às suas metas.
  • Certifique-se de que inclui os dados de partida para a comparação, para que o seu dashboard mostrar uma verdadeira representação do desempenho e do progresso da empresa ao longo do tempo.
  • Determine a cadência para a monitorização e a atuação com base nos KPIs. Os dashboards de KPI são monitorizados diária ou semanalmente? As ações só são tomadas após a geração dos relatórios ou os intervenientes e/ou os membros da equipa estão capacitados para ajustar as táticas durante o processo?

Erros comuns relativos aos KPIs

Evite estes erros de KPI comuns:

1. Selecionar os KPIs que não são fundamentais para as suas metas estratégicas. Apesar de ser aconselhado monitorizar as suas métricas de negócio relevantes, nem todas as suas métricas merecem o estatuto de KPI.

2. Adotar KPIs vagas ou má definidas. Colabore com a sua equipa para definir os KPIs com detalhes específicos sobre como serão medidos. Caso contrário, terá dificuldade em cumprir as suas metas.

3. Definir metas de KPI demasiado ambiciosas ou irrealistas. É preferível definir metas mais realistas baseadas nos dados históricos, nos recursos e nas táticas atuais. Pondere concentrar-se num intervalo de tempo específico ou defina metas a curto e longo prazo.

4. Monitorizar os KPIs sem proprietários. A responsabilidade é importante, não apenas para os resultados, mas também para o processo. Cada KPI deve ter um proprietário responsável pela monitorização, geração de relatórios, análise e ação.

5. Não agir com base nos KPIs. Quer esteja a cumprir ou a falhar as suas metas, os KPIs são ferramentas que o vão ajudar a tomar melhores decisões. Por isso, não os monitorize apenas por monitorizar, atue com base neles.

Crie dashboards de KPI facilmente com a ferramenta certa

Ao escolher uma solução de dashboard de KPI, certifique-se de que procura uma proteção de dados completa e simples para dashboards de dados, com controlos para partilhar fora da organização. Desta forma, os seus dashboards de KPI e relatórios de KPI vão proteger a segurança dos seus dados subjacentes, em conformidade com os parâmetros que definir. Para criar dashboards de KPI protegidos e descobrir insights ocultos nos seus dados, explore Microsoft Power BI.